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Términos y condiciones del examen IELTS y de los pagos
Consulte los siguientes documentos para conocer los términos y condiciones del examen IELTS y de los pagos:
Términos de uso del sitio web
Al usar el sitio web, acepta quedar obligado por estos Términos de uso, que constituyen un acuerdo legalmente vinculante entre usted e IDP. Si no desea estar obligado por estos Términos de uso, no continúe utilizando este sitio web.
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Derechos de autor de IDP
El material contendido en este sitio web, incluida toda la información como texto, gráficos, imágenes, fotografías y sonido, está protegido por derechos de autor de conformidad con la Ley de 1968 sobre Derechos de Autor (Mancomunidad de Naciones), con sus modificaciones periódicas y las leyes de otros países. Usted no puede alterar, reproducir, almacenar en un sistema de recuperación ni transmitir el material en este sitio web o cualquier parte de este, a menos que lo autorice IDP por escrito o lo permita la Ley de 1968 sobre Derechos de Autor (Mancomunidad de Naciones).
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Correo basura
IDP publica direcciones electrónicas en este sitio web para facilitar la comunicación relacionada con nuestras funciones comerciales. Esto no debe inferirse como un consentimiento por parte de IDP o de las direcciones correspondientes para recibir mensajes comerciales no solicitados o correo no deseado, según se menciona en la Ley de 2003 sobre el Correo Basura (Mancomunidad de Naciones).
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Ley aplicable
Los Términos de uso se regirán e interpretarán de acuerdo con las leyes de Nueva Gales del Sur, Australia, y usted se someterá a la jurisdicción no exclusiva de los tribunales de Nueva Gales del Sur, Australia.
Información adicional
Gobernanza corporativa IDP Education Pty Ltd Level 8 535 Bourke Street MELBOURNE 3000 Victoria, Australia
Política de privacidad de IELTS Australia
Declaración de privacidad
Nos comprometemos a cumplir con sus expectativas y con todas las leyes de privacidad y protección de datos aplicables en relación con su información personal y su información sensible.
Sabemos que le encanta la letra pequeña, pero aquí tiene un resumen de cómo protegemos su privacidad:
Solo recopilamos lo que necesitamos para ayudarlo con su solicitud o para proporcionarle la información que usted solicita, la cual se personaliza según sus intereses.
No retenemos su información. Si no la necesitamos y usted no desea que la conservemos, la eliminaremos.
Queremos que comprenda todo lo que hacemos con su información, por lo que haremos todo lo posible para explicárselo claramente.
No hay sorpresas: usted decide qué información recibe de nosotros y cómo lo hace.
Eso se aplica a todos. No transferimos su información a terceros para fines de marketing sin su conocimiento.
El resto de esta política le proporciona más detalles sobre cómo manejamos su privacidad y su información personal.
Las definiciones de los términos a los que se hace referencia en esta política se pueden consultar en el “Glosario” que se encuentra al final de este documento.
Quiénes somos
IELTS Australia Pty Ltd es una subsidiaria de IDP Education Limited. Puede encontrar la política de privacidad del grupo IDP aquí:
www.idp.com/global/privacy-policy/
Datos de contacto del controlador de datos
IELTS Australia Level 8 535 Bourke Street MELBOURNE 3000 Victoria Australia
Póngase en contacto con nuestro delegado de protección de los datos o responsable de privacidad por correo electrónico a: privacyofficer@idp.com
Nos esforzaremos por responderle dentro de un plazo razonable.
La recopilación de información personal por parte de IELTS Australia nos permite:
Realizar el examen IELTS y ofrecer materiales de práctica y preparación para el examen IELTS.
Enviar cualquier consulta que tenga a alguno de los demás propietarios de IELTS (Consejo Británico y Cambridge Assessment English) de acuerdo con su preferencia expresa (p. ej., cuando realiza una consulta general sobre un examen IELTS).
Notificarle y brindarle información acerca de los servicios que prestamos, lo que incluye los eventos y las oportunidades para participar en proyectos/programas).
Administrar nuestras operaciones comerciales internas.
Responder sus preguntas.
Examen IELTS
Los centros examinadores IELTS están presentes en más de 140 países, en Europa, Asia, Australia y Nueva Zelanda, América del Norte, América del Sur, África y Medio Oriente. IELTS Australia opera y administra algunos de estos centros examinadores IELTS y el Consejo Británico opera y administra otros centros, a los que usted puede ser derivado.
IELTS Australia es un controlador de datos conjunto con los demás propietarios de IELTS (Consejo Británico, IDP Education y Cambridge Assessment English) para los fines de realizar el examen IELTS.
Si solicita tomar un examen IELTS o ya ha tomado uno, recopilaremos información personal como su nombre, su dirección postal, su dirección de correo electrónico, su fecha de nacimiento, su sexo, sus detalles de contacto, los idiomas que habla, su país de nacionalidad, su estado de residencia, sus certificaciones educativas, su número de documento de identidad nacional, los datos de su pasaporte, su historial laboral, información requerida para la solicitud de una visa y sus membresías profesionales.
Esto incluirá copias de los documentos que nos proporcione para demostrar su identidad, p. ej., copias de su pasaporte o de su documento nacional de identidad, un comprobante de ciudadanía o fotografías de usted tomadas cuando solicita tomar el examen IELTS.
También conservaremos los resultados que ha logrado.
También es posible que conservemos información sensible sobre usted, lo que incluye:
Información médica (que usted puede proporcionar para obtener una consideración especial en relación con los exámenes que vaya a realizar).
Información biométrica para los candidatos del examen IELTS que proporcionen un escaneo de huella digital como parte de la gestión de autenticación de identidades para el examen IELTS (conservaremos una copia de su escaneo de huella digital como un objeto grande binario [BLOB]).
Origen racial o étnico (de la información sobre su país de origen).
Es posible que un propietario de IELTS comparta alguna información relevante de su solicitud de IELTS con los otros propietarios de IELTS para diversos fines, como administrar el examen IELTS, revisar los resultados del examen IELTS para fines estadísticos y de detección de fraudes o realizar modificaciones según su preferencia respecto de la ubicación del centro examinador.
Puede consultar las políticas de privacidad de los propietarios de IELTS a través de estos enlaces:
Consejo Británico:
www.britishcouncil.org/privacy-cookies/data-protection
Cambridge Assessment English:
www.cambridgeenglish.org/footer/data-protection/
La Política de privacidad de IELTS y los Términos y condiciones del examen proporcionan más detalles sobre cómo manejamos su privacidad y su información personal en el examen IELTS.
www.ielts.org/policy/privacy-policy
Práctica y preparación para el examen IELTS
Para ayudarlo a prepararse para tomar el examen IELTS, proporcionamos diferentes servicios, como herramientas de apoyo, exámenes de práctica, seminarios y clases maestras de IDP.
La recopilación de su información personal nos permite hacer lo siguiente:
Proporcionarle el examen de práctica y los servicios de preparación que solicite.
Desarrollar exámenes de práctica y herramientas de preparación nuevos y mejorados.
Brindarle los resultados de los materiales de práctica para el examen y comentarios generales o personalizados.
Con su consentimiento, notificarle y brindarle información acerca de los servicios que prestamos, (lo que incluye los eventos y las oportunidades para participar en proyectos/programas).
Administrar nuestras operaciones comerciales internas.
Responder sus preguntas.
Retención
Cuando la información personal que recopilamos ya no sea necesaria, la destruiremos, la eliminaremos de manera segura o nos aseguraremos de que la información sea desidentificada de acuerdo con nuestra política de destrucción y desidentificación de información, a menos que la ley nos exija conservar una copia de la información personal o que la información esté incluida en un registro de la Mancomunidad de Naciones.
Si recopilamos su información para tomar el examen IELTS o para fines de preparación para el examen, la conservaremos durante un máximo de tres años después de que tome el examen IELTS o de que participe en el servicio o después de su última actividad con nosotros.
Los datos obtenidos a través del escaneo de huella digital solo se conservan como un archivo de objeto binario grande durante 60 días después de la fecha del examen.
También podemos conservar ciertos registros por otros motivos legítimos (incluso después de que su relación con el o los propietarios de IELTS haya finalizado), p. ej., para resolver cualquier posible disputa, para cumplir con otras obligaciones de notificación y retención o para prevenir fraudes.
Otros tratos con IELTS Australia
Otras de las maneras en las que puede tener trato con IELTS Australia incluyen las siguientes:
Registrar su interés en ser contratado como consultor o empleado.
Enviar una propuesta de investigación.
Registrarse con un servicio ofrecido por IELTS Australia.
Ser el representante de una organización que reconozca el examen.
Proporcionaremos un aviso específico en el momento en que se recopile su información. Toda información personal no solicitada se destruirá de manera segura.
Cómo recopilamos la información personal
Solo recopilaremos su información personal por medios legales y justos. La información personal puede recopilarse directamente de usted o de su representante autorizado o puede recopilarse de un tercero, como un licenciatario o un representante autorizado por nosotros para prestarle servicios. Puede proporcionarnos su información personal cuando se comunique con nosotros a través de redes sociales y otros canales en línea, p. ej., a través de su identidad en Facebook o Twitter.
No recopilamos información personal y sensible a menos que la información sea razonablemente necesaria para nuestras funciones o actividades comerciales. Obtendremos su consentimiento antes de recopilar cualquier información sensible.
Cuando trate con nosotros, tendrá que identificarse para que podamos prestarle nuestros servicios, ya que no aceptamos el uso de seudónimos.
Si accede a nuestros sitios web, podemos recopilar información personal adicional sobre usted al conocer su dirección IP y/o nombre de dominio. Para obtener más información, consulte la Política de cookies de nuestro sitio web.
Divulgación de información a otros
La información que divulguemos a destinatarios en el exterior con el fin de proporcionarle servicios relacionados con el examen IELTS puede transferirse en el exterior a otros propietarios de IELTS (Consejo Británico y Cambridge Assessment English). Estos destinatarios son entidades con sede en el Reino Unido, sujetas a la Ley de Protección de Datos del Reino Unido. Cuando transferimos datos a destinatarios en el exterior, los datos están sujetos a restricciones de uso y medidas de seguridad contra el acceso no autorizado.
Algunos datos y sistemas de TI de IELTS Australia se alojan en servidores en países fuera de Australia o del Reino Unido y podemos enviar su información a uno de esos servidores como parte de nuestra actividad comercial.
IELTS Australia puede conservar los datos que recopilamos en los siguientes países (además de su país de origen) o transferirlos a estos:
Australia
Reino Unido
India
Esta información se almacena y se accede a ella solo según sea necesario para prestarle nuestros servicios. Cuando transferimos datos a servidores en el exterior, los datos están sujetos a restricciones de uso y medidas de seguridad contra el acceso no autorizado.
La información divulgada a destinatarios en el exterior consiste en cualquier información que usted nos haya proporcionado para que le prestemos los servicios correspondientes. Al aceptar nuestros servicios, usted está de acuerdo con que le proporcionemos su información personal al destinatario en el exterior pertinente, como se mencionó anteriormente. IELTS Australia sigue los pasos pertinentes para garantizar que haya medidas de seguridad adecuadas para la transferencia de su información personal, lo que incluye cláusulas de protección estándar en nuestros contratos y un acuerdo de transferencia de datos del grupo IDP.
Sus derechos
Tiene derecho a solicitar acceso a cualquier información personal que tengamos sobre usted a menos que exista un motivo válido en virtud de la Ley de Privacidad o de la Ley de Protección de Datos para que retengamos tal información.
Los motivos válidos incluyen los siguientes:
Tenemos motivos para sospechar que se ha llevado a cabo una actividad ilegal o una conducta indebida de naturaleza grave y que dar acceso podría perjudicar la toma de medidas adecuadas en relación con el asunto.
Dar acceso revelaría información de evaluación generada internamente en relación con un proceso comercialmente sensible.
Si sus datos personales cambian o cree que la información que tenemos sobre usted es incorrecta o está incompleta o desactualizada, comuníquese con nosotros para que podamos corregir nuestros registros.
El derecho a la eliminación
Si usted lo solicita, eliminaremos todos los datos que tenemos sobre usted que no estamos obligados a conservar por ley.
El derecho a restringir el procesamiento
Tiene derecho a restringir el procesamiento cuando haya ejercido uno de los derechos anteriores. Tenga en cuenta que esa solicitud puede llevar algún tiempo en procesarse. Por ejemplo, cuando se comunica con nosotros para actualizar sus datos, tiene derecho a solicitar una restricción hasta que estos se actualicen.
Derecho a retirar el consentimiento
Para las actividades de procesamiento en las que le hayamos solicitado su consentimiento, tiene derecho a retirarlo en cualquier momento cancelando su suscripción a través de un mensaje que le enviemos o comunicándose con privacyofficer@idp.com .
El derecho a oponerse
Puede oponerse al procesamiento de sus datos personales.
El derecho a no estar sujeto a decisiones y perfiles automatizados
Ninguna de nuestras actividades de procesamiento está puramente automatizada, por lo que no se toma ninguna decisión sin intervención humana. Existen casos en los que procesamos datos para analizar o predecir el comportamiento, pero le solicitaremos su consentimiento explícito cuando este procesamiento involucre sus datos personales.
El derecho a la portabilidad de datos
Si nos ha proporcionado sus datos personales con consentimiento o en virtud de las obligaciones del contacto, tiene derecho a solicitar los datos que nos ha proporcionado en un formato legible por máquina si decide pasar a otro controlador de datos.
Hacer una solicitud
Las solicitudes de acceso o corrección de su información personal u otros derechos de privacidad descritos anteriormente deben remitirse al responsable de privacidad de IDP enviando un correo electrónico a privacyofficer@idp.com . Todas las solicitudes se responderán por escrito dentro de un período razonable. Como parte de este proceso, verificaremos la identidad de la persona que solicita la información antes de proporcionar acceso o realizar cualquier cambio. Si no podemos cumplir con su solicitud, le responderemos con una explicación.
Presentar una queja si no está satisfecho con la manera en la que hemos tratado o estamos tratando su información personal
Contamos con procedimientos para atender sus consultas o quejas.
Si tiene alguna pregunta acerca de nuestra política o alguna queja con respecto a cómo tratamos su privacidad, envíe un correo electrónico a privacyofficer@idp.com .
Si considera que nos hemos inmiscuido en su privacidad o hemos utilizado indebidamente sus datos, puede presentar una queja.
En Australia
Sitio web de la Oficina del Comisionado de Información de Australia (OAIC): www.oaic.gov.au
Los datos de contacto de la OAIC son los siguientes:
Dirección de la oficina: Level 3, 175 Pitt Street, Sydney 2000, Australia Dirección postal (Sídney): GPO Box 5218 Sydney NSW 2001, Australia Dirección postal (Canberra): GPO Box 2999 Canberra ACT 2601, Australia Teléfono: 1300 363 992 Fax: + 61 2 9284 9666 Correo electrónico: enquiries@oaic.gov.au
En el Reino Unido
Oficina del Comisionado de Información
Actualizaciones a esta política de privacidad
Esta versión de la política de privacidad se publicó el viernes 20 de julio de 2018. Ocasionalmente, es posible que actualicemos esta política de privacidad. Le recomendamos que se tome el tiempo de revisarla cada vez que nos proporcione información personal.
Nuestro objetivo es que no se encuentre con ninguna sorpresa respecto de cómo tratamos su información personal. Si realizamos cambios significativos en la política de privacidad y tenemos su dirección de correo electrónico, le enviaremos un mensaje de correo electrónico para brindarle información sobre esos cambios, explicarle cómo pueden afectarlo y recordarle sus derechos de privacidad.
Glosario
1. Leyes de privacidad aplicables hace referencia a lo siguiente:
Ley de Privacidad.
GDPR.
Cualquier otra ley aplicable relacionada con la privacidad o el uso o la protección de datos personales en cualquier parte del mundo.
2. IDP hace referencia a IDP Education Limited (ACN 117 676 463).
3. GDPR hace referencia al Reglamento General de Protección de Datos de Europa 2016/679.
4. IELTS hace referencia al Sistema Internacional para la Evaluación del Idioma Inglés.
5. IELTS Australia hace referencia a IELTS Australia Pty Ltd (ACN 008 664 766), que es una subsidiaria de IDP.
6. Propietarios de IELTS hace referencia al Consejo Británico, a Cambridge Assessment English y a IDP Education Ltd (a través de su subsidiaria IELTS Australia Pty Ltd), que, en conjunto, son propietarios del examen IELTS. El Consejo Británico y Cambridge Assessment English son entidades con sede en el Reino Unido.
7. Información personal hace referencia a información u opinión sobre una persona identificada o una persona que sea razonablemente identificable, ya sea que la información o la opinión sea verdadera o no, y si la información o la opinión se grabe en forma material o no.
8. Ley de Privacidad hace referencia a la Ley de Privacidad de 1988 (Mancomunidad de Naciones).
9. Información sensible incluye información u opinión sobre el origen racial o étnico, las opiniones políticas, la membresía de una asociación profesional o comercial o los antecedentes penales de una persona, lo que también es información personal, o información de salud sobre una persona, así como información biométrica utilizada con el propósito de verificación o identificación biométrica automatizada o en plantillas biométricas.
Información recopilada en este sitio web
Google Analytics
Utilizamos Google Analytics para medir y analizar el uso de Internet del sitio web a fin de garantizar que este cumpla con los objetivos comerciales de IDP respecto de los anunciantes y los usuarios. La privacidad individual está protegida, pero obtenemos información sobre cómo hacer que el sitio web sea más útil para los anunciantes y nuestros usuarios.
Los datos recopilados mediante este análisis incluyen los siguientes:
La cantidad de vistas de las páginas (o impresiones de las páginas) que ocurren en nuestros sitios web.
La cantidad de visitantes únicos.
Cuánto tiempo pasan estos visitantes únicos (en promedio) en nuestros sitios web.
Puntos comunes de entrada y salida a nuestros sitios web.
Archivos descargados del sitio web.
Formularios completados en el sitio web.
Análisis de la audiencia y del dispositivo.
Fuente de referencia.
Hotjar
Utilizamos Hotjar para comprender mejor las necesidades de nuestros usuarios y optimizar el servicio y la experiencia. Hotjar es un servicio tecnológico que nos ayuda a comprender mejor la experiencia de nuestros usuarios (p. ej., cuánto tiempo dedican y en qué páginas, en qué enlaces eligen hacer clic, qué les gusta y no les gusta a los usuarios, etc.) y esto nos permite crear y mantener nuestro servicio con comentarios de los usuarios. Hotjar utiliza cookies y otras tecnologías para recopilar datos sobre el comportamiento de nuestros usuarios y sus dispositivos, en particular, la dirección IP del dispositivo (capturada y almacenada solo en forma anónima), el tamaño de la pantalla del dispositivo, el tipo de dispositivo (identificadores únicos del dispositivo), la información del navegador, la ubicación geográfica (solo el país) y el idioma preferido utilizado para mostrar nuestro sitio web. Hotjar almacena esta información en un perfil de usuario seudonimizado. Ni Hotjar ni nosotros utilizaremos esta información para identificar a usuarios individuales ni para relacionarla con datos adicionales de un usuario individual. Para obtener más detalles, consulte la política de privacidad de Hotjar haciendo clic en este enlace .
Puede optar por no participar en la creación de un perfil de usuario, el almacenamiento de datos de Hotjar sobre su uso de nuestro sitio web y el uso de cookies de seguimiento de Hotjar en otros sitios web a través de este enlace de exclusión voluntaria .
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Google AdWords es un servicio de publicidad en línea de Google, que permite a los anunciantes mostrar anuncios en la Red de Display de Google. Utilizamos la función de remarketing de Google AdWords para mostrarle anuncios sobre materiales de preparación, productos y herramientas de apoyo de IELTS. La segmentación por lista de clientes de Google permite a los anunciantes dirigirse a audiencias personalizadas según una lista de direcciones de correo electrónico de la Red de Display de Google. Podemos utilizar la segmentación por lista de clientes de Google para dirigirle anuncios sobre materiales de preparación, productos y herramientas de apoyo de IELTS.
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IELTS Online Privacy Notice
IELTS online is not currently available in all countries, please check your local IELTS site to confirm availability.
Who we are – IELTS Owners
The IELTS Owners are the British Council, IELTS Australia Pty Ltd (ABN 84 008 664 766), (wholly owned by IDP Education Ltd) and Cambridge Assessment English (Part of the University of Cambridge).
This Privacy Notice describes how the IELTS Owners collect and use your personal information that we obtain when you register to sit an IELTS Online test. It is intended to provide further information on how your personal data is used and supplements any information the IELTS Owners may have already provided to you about how they will use your personal data. Some of the IELTS Owners’ activities will be carried out by IELTS UK Service Limited, which is a joint venture owned by the IELTS Owners.
Data shared amongst the IELTS Owners and subcontractors
The IELTS Owners may share any relevant information from your IELTS registration or the IELTS Online test with the other joint owners of the IELTS test for purposes such as administering the IELTS test and reviewing IELTS test results for statistical and fraud detection purposes.
The IELTS Owners may forward any enquiries you make to the other joint owners of the IELTS test where necessary and appropriate. The IELTS owners use third party subcontractors to provide parts of the IELTS services as detailed below. For these services it is necessary to share your information with these subcontractors in order for us to provide the IELTS test and associated services.
Snowflake – Data warehousing, including storing, cataloguing, and enabling analysis of data by IELTS.
Tableau – Data visualisation and reporting tool to enable the analysis of data by IELTS
Types of Information collected
IELTS Online Testing
If you apply to take, or have taken, an assessment service provided by, or through, the IELTS Owners we will collect personal details such as;
name,
postal and
email addresses,
date of birth, gender,
contact details,
languages,
country of nationality,
residency status,
education qualifications,
national identity card number,
passport details,
employment history occupation,
information required for visa application and professional memberships.
This will include copies of documents you provide to us as proof of identity – e.g. copies of your passport or national identity card, proof of citizenship.
In the case of individuals who have taken any test or assessment provided by, or through the IELTS Owners, results achieved by the individuals will also be held.
We may also hold sensitive information about individuals, including
medical information (which you may provide to obtain special consideration in relation to your testing) and
racial or ethnic origin (from information on your country of origin).
Some personal data, such as gender, may be used to ensure that Greeters, Proctors and Examiners are assigned to test takers in accordance with local laws and practices, where applicable.
We will also process biometric information of IELTS Online Test takers who provide a visual image of their face for identity verification purposes. The image taken at the beginning of the test will be used throughout the test to confirm that it is always the same person.
We will also conduct video, audio and screen recording during the test for proctoring purposes. Further information regarding online proctoring is provided below.
IELTS Online
Remote proctoring is used to ensure test integrity, to prevent malpractice, and for fraud prevention. The proctoring platform is provided by Inspera. Audio and video from your webcam and microphone, as well as a recording of your computer screen, is captured throughout all parts of the test for proctoring purposes.
The IELTS Owners use Zoom to support video and audio communications for the delivery of the Speaking component of the IELTS Online test.
For further information on how Zoom and Inspera approach data protection, please visit the privacy sections of their websites:
https://www.inspera.com/legal/privacy
Remote Proctoring
As IELTS is a high stakes test, all IELTS tests are subject to proctoring to ensure test integrity and prevent malpractice.
The use of remote proctoring is a condition of taking the IELTS test online. If you do not agree to this condition, the alternative is to attend an IELTS Test Centre.
IELTS works with a company called Inspera to provide the IELTS online platform, including remote proctoring services. You can find out more about Inspera’ s privacy practices on their website here:
https://www.inspera.com/legal/privacy
Remote proctoring is made up of two parts:
Pre-test identity checking
Before the test begins, you will be asked to present an approved form of picture ID. The greeter will match the facial image on the ID with the person in front of the camera for the test session. This is to ensure that the person taking the test is the same person that registered.
Test session
During the test we will record audio and video from your device’s camera and microphone and a capture of the screen of the device used for the test. You will also be asked to provide a 360° view of the room before the test begins. This is to verify that there is no one else present to assist you.
Your entire testing session is monitored in real time and recorded through your device. Audio and video of your face, voice and workspace will be captured.
These recordings are held securely within the Inspera test platform in Europe for a period of sixty days, after which they will automatically be deleted. They may be retained for longer if there are legal grounds to keep them, such as for ongoing investigations.
The remote proctoring system uses Artificial Intelligence (AI) software to monitor the audio and video from your device for suspicious or unusual behaviour that may indicate malpractice. If the software flags any behaviour as potentially suspicious, that report is reviewed by the human proctor monitoring your test session before any action is taken.
The software will flag the following behaviours for further investigation.
Unexpected noise – the systems will detect unusual noises that are picked up by your microphone. This is intended particularly to detect speech that is not coming from the test taker.
People entering or leaving the frame – whenever someone enters or leaves the frame during the test, the software will compare the facial image of the person entering the frame with the facial image on the ID submitted at the start of the test. If the images do not match, the software will flag the behaviour.
The recordings do not form part of the exam and do not influence your grade – they are only used to prevent malpractice, investigate fraudulent activities and to verify the identity of the person taking the test.
We may also use extracts from the recordings for the purpose of training the AI so that it continually improves its ability to distinguish faces.
Remote Speaking Test
For the Speaking part of the IELTS Online Test, the Zoom video conferencing platform will be used. A digital recording of the Speaking test will be made via Zoom. This recording will be stored temporarily within Zoom and transferred to our cloud storage in Singapore where it will be split into Audio and Video components. The recording will be not retained on the device you use to take the test. The video file will be retained for 3 months and the audio file for 3 years.
In other dealings with Owners
We may also collect personal details such as name, postal and email addresses, contact details, languages, nationality, education qualifications, occupation, and professional memberships if you:
register to participate in an event organised, managed or presented by the IELTS Owners, whether in its own right, or under contract for another organisation.
provide your contact information to receive information on the services we provide on IELTS and IELTS related product and services.
Purpose
We collect your Personal information to allow us to:
administer your IELTS Online test
protect test integrity and prevent fraud
improve the way in which IELTS Online is delivered
inform you of and provide you with information on the services we provide (including events and opportunities to participate in projects/programs)
use your information in an anonymous form, for informational, research, statistical and training purposes for the development of Cambridge Assessment English examinations
manage our internal business operations
respond to your questions
Legal basis for Processing your personal data
We will only process personal data where we have a lawful basis to do so. The basis for processing your personal data varies depending on the activity we collected it for. In some occurrences, we may have more than one lawful basis for processing. The information below summarises the bases on which the IELTS Owners process personal information.
Contract
The IELTS Owners process personal data necessary for the performance of a contract for your IELTS Online Test. This includes, but is not limited to, IELTS registration, identity checks and test administration.
Legal Obligation
The IELTS Owners process personal data necessary to comply with legal obligations. This includes, but is not limited to, providing personal information to regulators, law enforcement agencies and statutory bodies.
Legitimate interest
The IELTS Owners process personal data to meet our legitimate interests as a global provider of the IELTS tests. This includes, but is not limited to, responding to general enquiries, supporting test takers, preventing fraudulent activity and improving our services.
Consent
The IELTS Owners process personal data where you have provided your consent to do so. Where the IELTS Owners are relying on your consent, for example, where your personal data is being used for marketing purposes, you may withdraw your consent at any time.
Special Category personal data (also known as sensitive personal data) processing
The IELTS Owners will process Special Category personal data under the following legal bases.
Explicit Consent
The IELTS Owners process personal data with your explicit consent when you provide a visual image of your face for identity verification purposes at the beginning of the IELTS Online test. We also carry out video, audio and screen recording during the test for proctoring with your consent. We may also process medical information with your consent if you provide it to support requests for special arrangements to be made in relation to your IELTS Online test.
Public Interest
In the case of Cambridge Assessments, the collection of your personal data in remote proctoring is required in the public interest to prevent test malpractice and to ensure test integrity, for the benefit of Recognising Organisations and the public in applying to Recognising Organisations.
Equality of opportunity monitoring
The IELTS Owners process special category personal data to monitor equality of opportunity provision. Any such outputs from this processing would be aggregated and not identify specific individuals. Special category data will only be shared on a strictly need to know basis in line with the individual IELTS Owner security policy.
Recipients of personal data
We also use other organisations to process your personal information to carry out services on our behalf. We use them to:
Provide customer service, surveys and marketing
Personalise our services
Process payments
Carry out fraud and other legal investigations.
Where we use another organisation, we make sure that your personal information is protected and remains in our control.
Disclosure
The IELTS Owners may disclose the relevant information from your IELTS Online registration or IELTS Online test with:
Educational institutions, IELTS test centres, governments (including visa processing authorities), or professional bodies and commercial organisations that recognise IELTS Online scores
With regulatory authorities for verification purposes, to protect the IELTS Online test and its stakeholders or where legally required
In certain situations, share personal information to government bodies and law enforcement bodies.
Unless required by law, the disclosures listed above take place in accordance with your instructions as to which organisations you want to be able to view your IELTS information.
Where we do share personal information with these types of organisations, we make sure it is protected, so far as it is reasonably possible.
Retention of personal data
We will retain your details for as long as they are needed for the relevant purposes listed in the Purposes section. When retaining information for the purpose of administering the IELTS Online test.
All test results and records relating to your registration and sitting of the test, including your ID document, are held for 3 years after your most recent test result
Video and audio recording of the test taker and their computer screen captured during the remote proctoring of your IELTS Online test is held for 60 days after your IELTS Online test
Video of your speaking test is held for 3 months after your IELTS Online test
Audio of your speaking test is held for 3 years after your IELTS Online test
We may also retain certain other records for other legitimate reasons (including after your relationship with the IELTS Owner(s) has ended), for example to resolve any potential disputes, to comply with other reporting and retention obligations, or for the prevention of fraud.
All the personal information that we collect and generate during the test (e.g. video and voice recording, your answers to the questions or the document to prove your identity, such as your Identity Card or your Passport) is temporarily stored on the device you take the test on and normally removed at the end of the test.
Your rights in relation to your personal data
Under data protection law, you have rights including:
Your right of access – you have the right to ask us for copies of your personal information. However, material produced in your IELTS Online test will not generally be provided.
Your right to rectification – you have the right to ask us to rectify information you think is inaccurate. You also have the right to ask us to complete information you think is incomplete.
Your right to erasure – you have the right to ask us to erase your personal information in certain circumstances. This may not be possible in all cases when it comes to maintaining a record of your results.
Your right to restriction of processing – you have the right to ask us to restrict the processing of your information in certain circumstances.
Your right to object to processing – you have the right to object to the processing of your information in certain circumstances
Your right to data portability – you have the right to ask that we transfer the information you gave us to another organisations, or to you, in certain circumstances
You are not required to pay any charge for exercising your rights. If you make a request, we have one month to respond to you.
For more information on these rights please visit the Information Commissioner’s Office website at https://ico.org.uk/your-data-matters/
If you wish to exercise any of the rights detailed above, please email the IELTS partner that you register with using the following details:
For British Council: IGDisclosures@britishcouncil.org
For IDP: privacyofficer@idp.com
For Cambridge Assessment English: privacy@cambridge.org
For further details on exercising your rights in relation to personal data processed by the IELTS Owners please see the privacy and data protection policies of the IELTS Owners for IELTS at https://www.ielts.org/policy/privacy-policy .
Making a complaint
If you are unhappy about how we have handled your personal information, we have procedures in place to deal with your enquiries or complaints. In the first instance, you should address your complaint to the IELTS Owner through whom you booked your test. Your booking confirmation will specify whether this is the British Council or IDP Education.
If you wish to raise a complaint with the British Council, please contact IGDisclosures@britishcouncil.org
If you wish to raise a complaint with IDP, please contact privacyofficer@idp.com .
If you wish to raise a complaint with Cambridge Assessment English, please contact privacy@cambridge.org
If you feel we have intruded on your privacy or misused your data, you are able to raise a complaint as follows:
In Australia
Office of the Australian Information Commissioner’s (OAIC) website at
https://www.oaic.gov.au/privacy/privacy-complaints
In the UK
Information Commissioner’s Office
https://ico.org.uk/make-a-complaint/
Website usage and other information collected on this website
The IELTS Owners’ Privacy Notice applies solely to information collected by us and may differ from the policies of other companies’ or organisations’ websites that you link to from this website. We recommend that you read the privacy policy of any other companies’ or organisations website that you link to from our website.
IELTS Child Protection Policy
IELTS believes that child protection requires everyone to take responsibility and that every child matters. We recognise that the care, protection and welfare of children are paramount and that all children have the right to be protected from all types of harm or abuse. This includes a responsibility to protect children from any harm or risk.
We aim to achieve this through compliance with all applicable child protection laws and by adhering to Article 19 of the United Nations Convention on the Rights of the Child (UNCRC) 1989.
A child is defined as anyone who has not reached their 18th birthday (UNCRC 1989) irrespective of the age of majority in the country where the child is, or in their home country.
In relation to the management, recognition and administration of the IELTS test, IELTS is committed to:
Valuing, respecting and listening to children.
Ensuring all necessary checks are made when recruiting staff.
Maintaining strong child protection systems and procedures for staff.
Training its staff and providing a common understanding of child protection issues to inform planning and practice.
Protecting the data protection rights of children.
Sharing information about any concerns with the relevant agencies and involving parents and children appropriately.
Providing effective management for staff through clear processes, supervision and support.
We will provide adequate and appropriate resources to implement this policy and will ensure it is communicated and understood. IELTS will review this global policy statement annually to reflect new legal and regulatory developments and ensure good practice.
For more information, read the IDP IELTS Child Protection Policy document.
IELTS Test Taker Whistleblower Policy
At IDP, we take security seriously. Criminal activity of any kind will not be tolerated. If you witness any suspicious activity at your testing centre, please report it to security.ielts@idp.com .
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